Een tandartsbezoek versus het updaten van ViB's/SDS

Gemiddeld brengen we 1x per jaar een bezoek aan de goede man of vrouw en laten onze “ivoren wachters van het maagdarmkanaal” (jeugd-sentiment) checken en eventueel repareren of bijwerken. Als onze afspraak erop zit en we er weer een jaar vanaf zijn, is het laatste wat we doen bij de tandartsassistente (weer dat jeugd-sentiment) een afspraak maken voor de volgende keer. We hebben net alles laten controleren en toch plannen we alvast een nieuwe afspraak voor volgend jaar. Niet omdat de tandarts het zo druk heeft, maar voornamelijk omdat we weten dat in een jaar veel kan gebeuren. Hoewel we dat voornamelijk zelf in de hand hebben met wat we in onze mond stoppen en hoeveel we poetsen, plannen we toch die afspraak in.

Een van onze standaard vragen na het opstellen van een ViB/SDS voor onze klanten is : “Wanneer wilt u het document updaten?” Veel klanten reageren meestal erg verbaasd en dat is natuurlijk begrijpelijk. Net een nieuw document opgesteld volgens de gelden wet-en regelgeving, dan ga je niet direct nadenken over wanneer te updaten, toch?

Toch! Wij raden juist aan om het wel te doen. Vergelijk het met het tandartsbezoek, bij veiligheidsinformatiebladen is dit niet veel anders en misschien juist nog relevanter om de volgende reden:

• Niet alles heb je zelf in de hand bij ViB wet- en regelgeving, grondstof ViB’s, opvattingen over bepaalde stoffen, recepturen of samenstelling. Alles verandert en tegenwoordig veel sneller dan vroeger.
• Klanten vragen steeds vaker om recente ViB’s. De veranderingen in de wet-en regelgeving volgen elkaar vaker en sneller op. Hierdoor willen eindgebruikers een document dat niet ouder is dan 1 á 2 jaar om er zeker van te zijn dat ze hun arbo- & veiligheidsbeleid op de juiste gegevens afstemmen.
• ViB’s updaten of ViB’s überhaupt zijn vaak niet de zaken die boven aan de “to do” lijst staan. Het updaten wordt vaak vergeten en dan ligt “non-compliance” op de loer.

Het opstellen van ViB’s is een werk waarbij verschillende aspecten van toepassing zijn en veel factoren hebben ook invloed op de inhoud van het ViB. Het bijhouden is dan niet alleen vanuit wet-en regelgeving maar ook vanuit financieel oogpunt slim. Als je 3 jaar niet bij de tandarts bent geweest en je een flinke reparatie nodig hebt, is dat meestal pijnlijk; zowel in de beurs als in de mond. Hetzelfde geldt ook voor de ViB’s; regelmatig updaten is niet alleen voordeliger dan 1x per 3 jaar een volledig ViB laten opstellen, het laat ook zien dat serieus wordt omgegaan met wet- en regelgeving.

Het updaten van ViB’s is een gegeven of dat nu 1x per jaar gebeurt of 1x per 3 jaar, ze zullen ooit weer een keer ge-update moeten worden. Maak wel een bewuste keuze en plan de updates zo, dat ze beste impact hebben op de bedrijfsvoering en uitstraling van het bedrijf. Het ViB is al lang niet meer een “een documentje” dat geleverd moet worden, het heeft voor de gebruikers in de keten echte "waarde" gekregen.

Zorg dus dat u geen tandpijn krijgt, maar zorg ervoor dat het gebit altijd in topvorm is. Zodat u elke tandartsafspraak met vertrouwen tegemoet ziet...

groetjes ivo