Situatieschets
“Reaxis BV is een Amerikaans bedrijf dat katalysatoren maakt voor de chemische industrie. Tot twee jaar geleden hadden we nog geen vertegenwoordiging in Europa. We deden alle business vanuit de Verenigde Staten. Vandaag de dag doen we wel zaken in Europa. Hier zijn natuurlijk ook veiligheidsinformatiebladen (VIB’s) voor nodig, maar de richtlijnen hiervoor zijn in de VS anders dan in Europa en dus lastig te begrijpen voor mijn Amerikaanse collega’s.
Tot een paar jaar geleden maakten we gebruik van een leverancier voor een beperkt aantal VIB’s, maar daarbij vonden we de samenwerking en communicatie niet lekker gaan. Bovendien rekenden ze extreem hoge bedragen, waardoor er weinig vertrouwen was. Mijn Amerikaanse collega’s vonden het lastig om op deze manier te werken en dus hebben we de samenwerking stopgezet.”
“Toen ik bij Reaxis kwam werken, was één van mijn taken om de REACH registraties en de VIB’s op orde te brengen. Ik constateerde dat we van veel producten geen Europese veiligheidsinformatiebladen hadden, terwijl we die wel nodig hadden. In eerste instantie heb ik toen een bestaand VIB omgebouwd naar andere producten. Het was eigenlijk knippen, kopiëren en plakken, zodat we in ieder geval een basis hadden. Dit kostte enorm veel tijd, terwijl het niet mijn kerntaak was. Ik had de competenties ook niet om dit te doen. Daarnaast moesten de VIB’s ook nog onderhouden worden. Ik voorzag dat dit een probleem ging worden en dus zijn we op zoek gegaan naar een partij die dit uit handen kon nemen.”
“Vorig jaar zijn we een project gestart om onze REACH registraties te actualiseren. Daarvoor hebben we een consultant ingehuurd. Hij wees mij op de ViB fabriek als mogelijke partner voor het opstellen van veiligheidsinformatiebladen. Dat paste goed in mijn filosofie: een one-stop-shop hebben op dit vakgebied. Het was ook een optie om het zelf te doen. Dan zouden we de bladen zelf maken met aangeschafte software. Maar naast de kosten van een licentie moet je dan ook de know-how hebben. Dat moet je niet willen. Het kan makkelijker en beter door samen te werken met een externe specialist. Daarnaast kan ik me dan bezighouden met mijn corebusiness: leuk zakendoen. We hebben uiteindelijk gekozen voor de ViB fabriek. Ze hebben veel ervaring met het opzetten en onderhouden van VIB’s, weten waarover ze praten en kunnen de juiste informatie binnen no-time aanleveren. Ze ontzorgen je echt. Daarnaast is hun kostenstructuur helder en goed. Bovendien is hun proces zodanig opgezet dat we nu vrij eenvoudig een veiligheidsinformatieblad kunnen vertalen. Dat is een enorm kostenvoordeel.”
“Concreet betekent dit nu dat ik niet snel misgrijp. Het prettige is dat we snel kunnen schakelen. Reken maar uit: in Europa voeren we ongeveer 40 producten met ieder 23 bladen voor alle talen. Dat zouden ruim 800 bladen moeten zijn, maar die hebben we niet allemaal direct nodig. Wanneer we nu een keer een nieuw blad moeten laten maken in een andere taal, dan is deze er snel. Dat helpt mij weer om commercieel vlot te kunnen schakelen. En we hebben geen administratieve rompslomp, omdat de ViB fabriek werkt met een online systeem waarin we direct goedkeuring op een offerte kunnen geven. Dat werkt heel soepel.
Het vertrouwen is ondertussen groot. Vanuit de VS hebben we carte blanche gekregen voor wat betreft de Europese VIB’s. In de praktijk hebben we een driehoekscontact met de VS en de ViB fabriek. Mijn Amerikaanse collega is een oude rot in vak, hij is zeer competent. Ook hij is heel enthousiast over de kwaliteit van de bladen. De volgende stap is dat onze REACH registraties nu geïmplementeerd moeten worden in een VIB. Daar gaan we nu samen aan werken, ik heb er alle vertrouwen in!”